Project Management 101: Eksekusi dengan Rewind and Reduce! - Sekolah.mu

Project Management 101: Eksekusi dengan Rewind and Reduce!

Published
Categorized as News, Pilihan, Tips Tagged , , , ,

Execution separates the dreamers from the doers: it is the ability to do and get results—to keep moving forward to achieve your visions and goals in business and life despite challenges, hardships, and obstacles that lie ahead.” – Kim Perell, The Execution Factor

Kegagalan atau keberhasilan project tergantung pada eksekusi. Semakin besar skala project, semakin banyak pula tantangan yang mesti dihadapi. Tugas yang sulit kerap membuat kita justru menunda-nunda sehingga banyak waktu yang terbuang. Target pun belum tentu tercapai. Gimana kita bisa mengeksekusi project besar dengan lebih efektif sehingga performa kerja dan produktivitas naik?

Harvard Business Review menyatakan bahwa 60% pekerja menganggap organisasi mereka lemah dalam eksekusi. Robert Kaplan dan David Norton dari Harvard Business School menuturkan, strategi bisnis gagal karena eksekusi yang buruk. Eksekusi adalah bagian terpenting dari sebuah strategi, menurut penulis buku The Execution Factor, Kim Perell.

Bagaimana kita bisa menghindari eksekusi yang buruk? Salah satunya, dengan membagi tugas-tugas dalam project besar ke skala yang lebih kecil dengan batas waktu yang lebih jelas. Berbagai tugas, mulai dari “menulis email” sampai “membuat presentasi” punya alokasi waktu tersendiri. Dengan pembagian tugas, target pekerjaan akan lebih jelas sehingga kita bisa fokus kepada satu tugas tertentu.

Banyak teknik untuk membagi tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Jika kamu bertujuan untuk menyelesaikan tugas paling besar, kamu bisa pakai metode Rewind and Reduce! Metode ini membagi tugas secara sistematis, lengkap dengan batasan waktu yang bisa kita capai.

Langkah mundur dengan Rewind

Langkah pertama dalam teknik ini adalah rewind atau putar balik cara kita bekerja. Kita bekerja secara terbalik, mulai dari tujuan akhir project dan melangkah mundur. Teknik ini akan membantu kita mengidentifikasi langkah-langkah penting dalam menyelesaikan project tepat waktu.

Bagaimana cara kita mulai Rewind?

Identifikasi tujuan akhir project-mu, misalnya menaikkan jumlah penjualan, memperbaiki UI/UX, mengurangi pengeluaran, dan sebagainya. Tujuan akhir yang jelas dan terukur kana membantu tim kita bekerja selaras dalam meningkatkan produktivitas. 

Kamu bisa pakai metode SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time bound) untuk membuat tujuan project yang jelas. Setelahnya, bekerja secara mundur untuk menyelesaikannya tepat waktu. 

Baca juga: Belajar Susun Process Goal, Ini Caranya

Contohnya, jika kita akan mempresentasikan strategi baru. Dengan tujuan yang jelas, kita bisa mengidentifikasi langkah yang harus ditempuh misalnya: mengetahui audiens, brainstorming, membuat rencana presentasi, riset, membuat slide presentasi, dan berlatih presentasi. 

Bagi tugas secara spesifik

Langkah kedua adalah reduce atau mengurangi. Dalam langkah ini, kita membagi tugas yang telah diidentifikasi menjadi bagian-bagian kecil yang bisa diselesaikan dalam satu jam. Semakin spesifik, kita bisa semakin akurat dalam menetapkan batas waktu. 

Misalnya, untuk presentasi, kita bisa mengalokasikan batasan waktu seperti ini:

  • Identifikasi audiens, brainstorming, dan membuat rencana presentasi: 1 jam
  • Riset: 1 jam
  • Membuat slide presentasi: 1 jam
  • Berlatih presentasi: 1 jam

Total waktu yang diperlukan adalah 4 jam. Jika kita hanya bisa mengalokasikan 1 jam sehari untuk tugas ini, kita tahu bahwa dalam 4 hari, tugas ini akan selesai. 

Ketika kita berada dalam project besar, terkadang tugas-tugas kecil justru molor sehingga project tidak selesai tepat waktu. Dengan rewind and reduce, kita bisa mencapai goal project dengan lebih efektif dan tepat waktu. 




 

Leave a comment

Your email address will not be published.